У нас похожа ситуация, но служили в Забайкалье. Справки БТИ возьмите в районном или областном БТИ по месту службы в Заполярье заказным письмом или созвонитесь и отправьте запрос факсом, адрес в интернете. Мне ответили все.
Вместо выписок из домовых книг сделала запрос в УФМС на архивную справку. Пока никто не ответил, отправила не давно.
Справки из БТИ делал заказным письмом (Забайкалье, Казань) - пришли в течении месяца.
Запросы в УФМС: пошел в УФМС по месту жительства, написал запрос по всем адресам жительства 1991-1999 по формам (ранее выкладывались на форуме). Начальник УФМС сказал "Мы такие запросы не делаем", я "Отлично. В таком случае официальный отказ". Через неделю из УФМС пришло письмо, что заявление рассмотрено, запросы разосланы.
Одновременно сам отослал заказными по этим же адресам. (Забайкалье уже позвонило, сообщило, что заявление в работе, скоро ответ будет).